İşe Girerken İstenen Belgeler Nelerdir?
İş aramak ve mülakat süreçlerinden başarıyla geçip yeni bir iş bulma yolculuğu hem heyecan verici hem de meydan okuyan bir deneyimdir. Bu sürecin son aşamasında, yeni işinize resmi olarak başlamak için gerekli olan evrakların teslim edilmesi bulunmaktadır. İşe girişte istenen belgeler, işverenler tarafından büyük önem taşır ve bu belgelerin tamamlanmasıyla işiniz resmi bir statü kazanır. Birçok kişi, bu önemli aşamada hangi evrakların gerektiğini merak eder. İşte bu yazımızda, işe başlarken istenen evraklar hakkında her şeyi detaylarıyla ele alacağız ve bu süreci sizin için daha anlaşılır ve kolay hale getireceğiz.
İşe Giriş Evrakları Nelerdir?
İşe giriş sürecinde, adayların sunması gereken işe giriş evrakları firmadan firmaya bazı değişiklikler göstermekle birlikte, genel olarak bazı standart belgeler her işveren tarafından talep edilir. İşe giriş evrakları, adayın iş başvurusu sırasında sunduğu bilgilerin doğruluğunu teyit etmek ve personel dosyası oluşturmak için büyük önem taşır. En yaygın istenen işe giriş belgeleri arasında kimlik fotokopisi, diploma belgesi, ikametgah belgesi ve adli sicil kaydı bulunur. Kimlik fotokopisi, adayın kimlik doğrulaması için zorunludur ve kişisel bilgilerin doğruluğunu garanti eder. Diploma belgesi, adayın eğitim seviyesini ve uzmanlık alanını gösterirken, ikametgah belgesi ise adayın yerleşim bilgisini teyit eder. Adli sicil kaydı ise, adayın yasal olarak herhangi bir engelinin olup olmadığını kontrol etmek için gereklidir.
Ayrıca, bazı firmalar işe giriş sürecinde sağlık raporu veya referans mektupları gibi ek işe giriş belgeleri de talep edebilir. Sağlık raporu, adayın işini yerine getirebilme kapasitesini ve sağlık durumunu belgelemek amacıyla istenir. Referans mektupları ise, adayın önceki iş deneyimlerini ve profesyonel yetkinliklerini doğrulamak için kullanılır.
Bu evrakların yanı sıra, firmaların sektörüne ve iş pozisyonunun gerekliliklerine bağlı olarak, bazı özel belgeler de istenebilir. Örneğin, bir mühendislik pozisyonu için mesleki yeterlilik belgeleri, bir sağlık çalışanı için ise ilgili sertifikalar ve lisanslar talep edilebilir.
İşe giriş evraklarının tam ve doğru bir şekilde sunulması, işe alım sürecinin sorunsuz ve hızlı ilerlemesini sağlar. Bu nedenle, adayların iş başvurusu yapmadan önce gerekli tüm belgeleri hazırlamaları ve iş görüşmesine bu evraklarla birlikte gitmeleri önemlidir. İşe alım sürecinde bu evrakların eksiksiz ve doğru olması, hem işverenin güvenini kazanmak hem de işe alınma şansını artırmak açısından kritik bir rol oynar.
İşe Girerken İstenen Belgeler Nelerdir?
İşe girerken istenen belgelerin büyük bir kısmı e-Devlet sistemi üzerinden kolaylıkla alınmaktadır ve istenen evraklar şu şekildedir:
- Kimlik fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İkametgah belgesi
- Diploma fotokopisi
- Sağlık raporu
- Adli sicil kaydı
- Vesikalık fotoğraf (2 adet)
- Askerlik durum belgesi (erkek adaylar için)
- Aile durum belgesi
Yukarıda adı geçen evraklar arasında e-Devlet sistemi üzerinden alınmayan çok az belge bulunmaktadır. Kalan belgeler; fotokopisi alınması gereken ya da hastaneye veya aile hekimine giderek çıkartılması gereken belgelerdendir. Esasen, işe giriş esnasında sunulan tüm belgelerin özlük dosyasında olması lazımdır. Ancak firmaların bazıları personel özlük dosyasına ilave etmek için başka belgeler de isteyebilir. Bu belgeler ise şu şekildedir:
- İşveren ile işçi arasında imzalanmış olan hizmet ve iş sözleşmesi,
- Şoför olarak çalışacaklar için ehliyet belgesi fotokopisi,
- Çalışana zimmetlenmiş araç/gereçler varsa bunların zimmet belgeleri,
- Yabancı işçiler için çalışma izni belgesi.
Personel Evrakları Kaç Yıl Saklanmalı?
İşe giriş sırasında çalışanlardan istenen evrakların tümünün özlük dosyasında olması gerektiğinden bahsetmiştik. Bu noktada çoğu kişi bu evrakların ne kadar süre ile saklanması gerektiğini merak etmektedir. Özellikle firmaların bu konuya dikkat etmesi önemlidir. Diğer yandan 4857 sayılı İş Kanununda bu konuya dair detay verilmese de, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununda yer alan mevzuata göre işyerinde bulunan resmi kayıt ve evrakların 10 yıl süre ile saklanması gerekmektedir. Personelin işe girişte sunduğu belgelerin saklandığı özlük dosyası da resmi evrak kategorisinde bulunduğundan, 10 yıllık süre şartı uygulanmalıdır. Bunun nedeni; SGK ile alakalı zaman aşımı süresinin 10 sene olmasıdır.
İşe giriş evrakları birçok açıdan önemlidir ve belgeler teslim edildikten sonra, firmanın muhasebe veya özlük işleriyle ilgilenen departmanı kişinin işe giriş işlemlerini gerçekleştirmektedir. Böylelikle sigorta girişi yapılır ve kişi resmen söz konusu firmada ücretli olarak yeni işine başlamış olur.
